客户快到期了，销售说会计在跟，会计说老板在谈；合同续了，钱却一直没收回来。
续费管理首先要建立一份有负责人、有状态、有回款依据的客户台账，再把提醒接到具体动作上。 仅仅设置“到期前提醒”，解决不了提醒之后没人负责的问题。
下面是流程设计建议。哪些环节能直接配置、哪些需要配套工具或接口，要根据企业微信实际版本、权限及现有系统验证，不能把一张流程图当成已经上线的功能。
先把一份台账整理清楚
| 字段 | 为什么要有 |
|---|---|
| 客户名称与唯一编号 | 避免同一客户重复建档、同名混淆 |
| 服务项目与合同期限 | 分清哪项服务到期，不能只看客户总状态 |
| 客户负责人、交付负责人 | 联系客户和解释服务问题的职责不同 |
| 续费阶段与下一步日期 | 提醒后必须有明确动作 |
| 应收金额、已收金额、凭证 | 区分意向续费、已签约和已回款 |
| 异常原因及处理人 | 把价格争议、交付问题、资料缺失分开处理 |
提醒之后，要接上四个动作
- 核对服务情况。 联系客户前，先查是否有未解决的交付问题。
- 明确跟进人。 每个客户由谁沟通，下一次联系在什么时间，写入台账。
- 记录实际结果。 客户说“考虑一下”不等于续费；签约不等于到账。
- 复核回款。 回款状态由有权限的人员根据到账依据确认，并保留修改记录。
到期前多少天提醒，应结合你们的合同周期和客户沟通节奏设定。先选一批客户试跑，再调整提醒频率，避免大量无效通知。
AI 适合先做哪些辅助工作？
可以用来整理经授权的沟通摘要、归类未续费原因、辅助起草沟通提纲。金额、承诺、客户状态仍需负责人核对。
不要把客户的税务资料、证件或账户信息不加筛选地输入外部工具。先划分必要字段、可见权限和可使用的工具，再讨论自动化。
怎样判断这个流程有没有用？
看四件事：临近到期的客户是否找得到；每个客户是否有负责人；延期原因是否能统计；“已续费”能否核对到合同和回款。
不必一开始就追求复杂看板。先让负责人真正使用同一份台账，再逐步配置提醒、统计和系统对接。
相关服务：财税数字化轻转型、企业微信定制搭建。延伸阅读：先整理客户台账，还是先上 AI？。
模拟场景：莞城财税公司 · 愿意续费、完成签约和确认到账，是三种状态
模拟场景｜公司、客户数量和流程数据均为虚构示例。
假设莞城一家财税公司本批有 30 个临近到期客户。跟进人员说其中 18 个愿意续费；核对后，这 18 个里有 12 个完成签约，12 个里只有 8 个确认到账。
这些数字说明的是同一批客户处于不同阶段，不能直接拿“18 个愿意续费”当成回款结果，也不能不说明口径就宣传续费率。
可以先统一一份续费台账。 每户记录服务期限、跟进人、下一次联系时间、合同状态、应收与已收金额、到账核对依据。
提醒只是起点。客户提出交付问题，由服务负责人处理；涉及报价调整，由有权限的人确认；财务核对到账后再更新收款状态。
怎么验收？ 随机点开一户，能否说明谁在跟进、目前卡在哪一步、下一次做什么。先验证流程，再按工具版本和权限条件配置提醒与统计。
依据说明：这是流程设计建议及逻辑演示，不是政策要求，也不是企业微信原生功能或大象实施效果的证明。未据此承诺自动扣款、自动续约或固定提升比例。